時代錯誤な運営を続ける「学会サイト」 注目

 2021/04/23(金) 14:09  
時代錯誤な運営を続ける「学会サイト」 Photo by Darya Kraplak

CMS のひとつである Joomla! は、会員サイトを創るための「ユーザグループ」や「アクセス権制御」が行えることから、WordPress と比較して遥かに「学会サイト」向きなシステムですが、この事実があまりに浸透していないので、このところ 4CREATOR JAPAN では啓蒙活動に力を入れております。

Joomla! を利用すると、学会サイトではどんなシステムとなるのか。それをお伝えすべく、以下のページを公開しております。

ケーススタディ:学会 研究会

各学会の事務局の方には是非上記ページをご覧いただき、ご検討を願えればと考えている次第なのですが、今回のブログは、学会サイトによく見られる「入会プロセス」の非合理性をテーマに書きたいと思います。

見栄えは素晴らしい、しかし・・

最近外観は素晴らしい学会サイトが増えてきました。
今風の外観を持つサイトは、大抵 WordPress で構築されています。しかし、見栄えとは裏腹に、学会サイトにとって必要な「会員管理」が行えていない実態があります。

そもそも WordPress はブログツールなので、会員サイトを構築することには向いていません
プラグインを使えば、と思われるかもしれませんが、部分的に会員サイト風になることがあっても、サイト全体でシームレスにWEBサービスを展開することはできないのです。

よく見られる「入会手続き」事例

一見見栄えが良い学会サイトがあっても、「入会手続き」をチェックしてみると、以下のようなアナログ・パターンが多く見られます。

  1. 入会申込書をダウンロード(Word または PDF)
  2. 手書きで申込書に記入
  3. 郵送またはFAXで事務局に送付
  4. 事務局の入会申込受付(受理)
  5. 入会金および年会費を銀行振込または郵便振替
  6. 事務局の入金確認
  7. 入会の通知

このようなパターンですと、事務局は申込書の内容を手動でエクセルや独自システムに「入力する」作業が発生し、ここで「入力ミス」というヒューマンエラーを発生させる要因が生じます。 続いて入金確認を「人為的に」行わなくてはなりません。

時間がかかるばかりでなく、ミスが起きやすい「20世紀の方法」といえます。

CMS:Joomla! で事務コストを大幅削減!

基本的な発想として、紙を使うことをまずストップしましょう。
申込書はダウンロードしてプリントアウトさせなくとも、オンライン上にフォームに直接入力してもらえば、そのままデータとして記録されますので、後から事務局が手間をかけて会員リストを作成する必要はありません。

メンバーシステム
  1. 会員の種別を選択して「申込手続きを開始」
  2. 専用フォームに必要事項を入力
  3. 個人情報保護方針と利用規約に同意
  4. 決済サービスにて支払手続き(クレジットカード/銀行振込受付も可能)
  5. 会員ステイタス:有効/申込者および管理者に通知メールを送信
  6. サイトにログインして会員専用コンテンツの利用を開始

申込を完了した時点で、システムが自動で会員リストを作成します。
会員サイトであれば、すべて会員アカウントに紐づいて処理されることが正常な状態です。申込内容、入金状況、その他の活動はすべて記録・管理されますので、必要に応じてデータを検索して取り出せば良いのです。

逆にこれができていなければ、会員サイトではありませんし、CMS としては機能していないと言えます。

アナログ体質からの脱却

はっきり申し上げましょう。
いくら見栄えの良いウェブサイトを作ったとしても、事務手数がかかっているようであれば失敗です。外部の学会サポートサービスを使わなければ成り立っていないのであれば、やり方自体に問題があり、徴収した会費を無駄遣いしている状態かもしれません。

考えてみてください。
AI の活用が叫ばれる現代にあって、郵送やFAX、銀行振込や郵便振替なんていう方法を維持するのはどこに利があるのでしょうか。オンライン化をした意味を成していません。

スマホが当たり前、瞬時に世界とつながる時代に私たちは生きています。
時代は進んでいるのです。古い方法に固執せず、変化を受け入れて前に進んでいきましょう!

ケーススタディ:学会 研究会

最終修正日 2021/04/23(金) 14:54
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