学会 研究会

利便性は上げて、コストは下げて。

まるで SNS のようなコミュニケーション。自由な資料共有とダウンロード。
世界中どこに居てもメンバーであることの利便性を失わない、そんなウェブサイトを多言語仕様で。会員管理やイベント管理を自動化し、事務コストを大幅に削減しましょう。
会員サービスの実装例をご紹介。可能性を知って独自の仕様を検討しましょう!

全サイト機能をブラウザ上で一元管理

学会サイト機能
画像クリックで拡大)

学会サイト、研究会サイト、科研費研究グループサイト等に必要とされるウェブ機能をすべて搭載し、一元管理すれば、これまでの事務手数は大幅に削減されます

また、ページやウェブ機能にかかわらず、すべて多言語化できます。英語版に切替えた途端、トップページに遷移してしまうことはありません。1対1でページそのものが切り替わります。

メンバーシステム

CMSJoomla! は標準で会員登録の仕組みを備えていますが、メンバーシステム機能をインストールすれば、サブスクリプションを構築することができます。

一旦メンバーシステム機能が稼働すれば、会員の新規登録を自動で受付けるだけでなく、「決済サービス」と連携して会費を自動徴収する仕組みが出来上がります。

現在、メールや振込等を利用して会員管理している場合、このシステムが稼働した瞬間から事務手数が大幅に下がることに驚かれることでしょう。

会費の徴収は、年単位に限定されず任意の期間で運営できます。また、年度末設定も可能です。

メンバーシステム
画像クリックで拡大)
申込手続き開始      申込フォーム      決済サービス      支払手続      登録完了( 通知メールを自動送信)
申込手続きが完了した会員は、申込プランに応じた「ユーザグループ」に割り当てられ、ユーザグループに付随するアクセス権によってシステム制御されます(アクセスできるページや利用できるWEBサービスは、属するユーザグループによって異なります)。

プロフィール

プロフィール
画像クリックで拡大)

学会や研究会、または科研費研究グループ等においては、ウェブサイト自体を『情報交換の場』と位置付けた利用方法が考えられます。その場合、登録メンバーに「プロフィール作成」機能を提供し、『検索機能』付きのプロフィール一覧を自動生成することができます。

プロフィール項目は任意に設定でき、且つ、カテゴリ分けが可能です。
(カテゴリは、実際のプロフィール上では「タブ」となって表れます。)

例えば、住所欄を項目として用意すれば、自動的に地図を表示させることが可能ですし、動画(YouTube)をプロフィールとして活用する等、多彩な機能から用途に合わせてプロフィール仕様を設計できます。

イベント

セミナーや懇親会、学会などイベントを開催する際には、多くの事務手数が発生します。

  • イベント告知
  • 申込受付
  • 集金
  • 申込者リスト作成
  • 申込受付完了通知や各種案内

イベント予約システムを導入すれば、すでにアカウント登録されている会員は、サイトにログインするだけで本人認証ができますので、申込時の入力項目を最小限にすることができます。

またオンライン決済により、集金の手間がなくなるばかりでなく、申込者リストの作成や、申込者への案内メールもシステムが自動で行います。
つまり、事務手数を大幅に削減することができるのです。

イベント予約
画像クリックで拡大)

フォーラム

フォーラム
画像クリックで拡大)

フォーラム機能があれば、世界のどこに居ても会員同士でディスカッションを行うことができます。

セクション内に用意されたカテゴリを選択し、会員はトピックを投稿します。トピックが投稿された場合、(事前設定により該当する)会員には通知メールが届きます。

ディスカッション内容は常にデータベースに記録されるので、(アクセス権のあるカテゴリに関しては)後から入会した会員も情報を追うことができます。

投稿や返信は、テキストだけでなく、ファイルを添付したり画像や動画を添えるなど多彩な表現が可能です。

ライブラリー

階層構造のカテゴリに各種ファイルを格納すれば、どこに居たとしても、必要な時に目的の情報を取り出すことができます。

ただし、その情報を取り出せるのは、アクセス権がある会員のみです。

カテゴリを設置する際、アップロード側とダウンロード側の双方において「誰がそれを行えるのか」(= アクセス権)を設定します。任意に追加可能なカテゴリ毎にアクセス権を設定することで、ファイルの安全性が担保されます。

ダウンロードされたファイルが第三者に転送されても安全性が維持されるよう、ファイル自体にパスワード保護を行うことをお勧めします。

フォーラム

ニュースレター

会員に様々な情報を配信するニュースレターは、自動化設定を行うことで事務手数を減らすことに役立ちます。
以下は、ニュースレターの活用例です。

新着情報 定期/自動

指定カテゴリをシステムが定期的にチェックし、新規記事を自動取得し、会員に知らせます。

フィルタリング 定期/自動

年度末に会員の更新を行う場合、(例)期限の2週間前にシステムが未納者会員を抽出、支払いを促す通知を送信します。

お知らせ 不定期/手動

送信リストを選択し、任意の内容を任意のタイミングで送信します。

ニュースレター
画像クリックで拡大)
上図「テンプレート」は、外観(文章およびレイアウト等)に関するものですが、毎年定期的に配信するニュースレターがある場合、「キュー(配信日時)」「購読リスト」「フィルタ」「外観(定型文)」を含めた配信設定が可能、完全な自動化が実現します。
新規作成 新規のニュースレターは、テンプレートから作成することにより、独自のフォーマットを保つことができます。また、本文を作成する際、1クリックでタグを挿入することができます。
キュー 作成したニュースレターは、購読リストから送信先を選択し、キューに入れます。キューは、配信予定日時を指定したニュースレターの一時保管場所のような役割を担います。
購読リストを選択する際、フィルタを使えばさらに送信先を絞込むことが可能です。
アプリ アプリ(ニュースレター用エクステンション)は、個々の設定に応じてニュースレター配信を自動化する要です。
CronJob 一度に大量のメールを送信すると、サーバーに負荷がかかったり、スパムと誤認される原因となりますが、CronJob 機能を利用すれば、例えば「15分毎に70件メールを送信する」といった作業を自動化することが出来ます。

フォーム

学会/研究会サイトを運営すると、以下のようなフォームが必要とされる場合が多々あります。

  • 参加申込フォーム
  • 応募フォーム
  • 申請フォーム
  • 届出フォーム
  • 問合せフォーム
  • アンケート
フォーム用エクステンションを導入すれば、各種フォームの内容を自在に設計/設定、追加していける仕組みをサイト機能として保有できます。

また、フォーム内にオンライン決済も組み込めます。

フォーム

オンライン選挙

投票

学会や研究会に限らず、組織運営をする際には役員選出のための選挙が定期的に行われます。

オンライン選挙を導入すれば、システムが会員の投票権を確認し、投票後に再投票を行えなくするセキュアな仕組みを構築でき、また集計の自動化も実現します。

選挙の告示や投票受付は、事前設定により自動で開始/終了します。1秒たりとも曖昧さがなく厳正です。

選挙にかかる事務手数とコストを大幅に削減し、且つ、自動化できます。

『年会サイト』にも既存「会員システム」を活かせます!

年会サイト
画像クリックで拡大)

年会を行う際、専用サイトを立ち上げることがよく行われていますが、ほとんどの学会が既存の会員システムと切り離した状態で年会サイトを運営することになってしまうため、会員側にも事務局側にも多くの事務手数が発生している現状があります。

Joomla! をベースとした学会サイトならば、システムを共有したまま別サイトのように年会サイトを立ち上げることができます。

システム内部で会員情報が共有されるので、管理は断然『楽』になります!

利便性は上げて、コストは下げて。

毎年「年会サイト」にどれだけのコストをかけていますか?
上記の方法を採用すれば、年会サイトのコストは大幅に下がります。

業務のスリム化は政治だけの話ではありません。無駄を省きませんか?

演題登録のオンライン化・自動化

演題登録を行う際、Word による原稿を取りまとめるなど、多くの手作業が発生していませんか?

Joomla! を使えば、以下の手順で演題登録をスムーズに取りまとめることが可能です。

  1. 会員がログイン
  2. システムが会員のアクセス権限をチェック
  3. 専用メニューからエディターを起動
  4. 記事を作成、保存【演題登録】
    この時点では記事は公開されません。)
  5. 記事の投稿があった旨を管理者に自動通知
  6. 管理者が記事内容を確認し、記事のアクセスレベルを設定、公開
  7. 演題の閲覧権限がある会員だけに記事を公開
演題登録フォーマットは、「記事用テンプレート」を利用すれば統一できます。または演題登録フォームを利用する、という方法も考えられます。
演題登録
画像クリックで拡大)

エクステンション:一覧

学会/研究会サイトに利用できる主なエクステンション(ウェブ機能)は以下の通りです。
通常は、このリストから必要なエクステンションを選択すれば良いかと思われますが、これ以外でもご要望があった場合には対応しております。また既存のエクステンションでご満足いただけない場合、特注のご相談もお引き受けしております。

メンバーシステム 会員登録・更新を自動化 フォーム 各種フォームを作成、管理
イベントブッキング イベント告知〜課金、案内を自動化 FAQ カテゴリ別よくある質問
ライブラリー PDFをカテゴリ別に管理、DL フォーラム オンライン会議
カタログ 書籍情報と販売 ニュースレター 会員への各種通知/新着記事の自動配信
ヘルプデスク 会員サポート コンディション 記事等の部分的アクセス権制御
記事テンプレート 効率的な記事投稿 多言語 別言語版作成の効率化
セキュリティー サイトの安全性を強固に バックアップ 不測の事態への備え
サイトマップ ユーザビリティーとSEO対策 ウェブリンク 外部サイトへのリンク/カテゴリ分け
背景色: 学会/研究会サイトでは必須のエクステンション

ウェブサイト制作費の概算

4CREATOR JAPAN では、個々のウェブサイトのご要望に合わせたウェブサイト設計を行います。このため、ウェブサイト制作費はご要望やサイト規模によって大きく異なってきます。以下は、サンプル条件による概算(目安)です。どうぞ参考にして下さい。

Joomla! ベースにウェブサイトを構築する場合、必ずしも最初から全てのウェブ機能を搭載する必要はありません。小さくスタートして、徐々にウェブサイトを成長させていくことができます。但し、事前にサイト仕様について計画を立てておく方がベターではあります。
(Zoom、Skype、FaceTime 等による「オンライン打ち合わせ」が可能、お気軽にお問い合わせ下さい)
Video Block
Contact us
ご相談はお気軽にどうぞ!
初めてのご利用ですか? ご登録はこちら!

ログイン