協会

事務労力最小化のカギは『自動化』

毎日ではないけれど、時折襲ってくる事務手数の嵐。会員管理やイベント管理にウンザリしていませんか。しかし『仕組み』を見直せば、それは過去の笑い話に変わります。
エクセルと睨めっこするような手動作業は卒業して『自動化』を実現しましょう!
運営管理を最小化して、協会本来の活動に人的資源を振り向けましょう!

CMS での一元管理で事務手数は最小化します

CMSJoomla! で構築する協会サイトに、必要なウェブ機能をすべて搭載し一元管理すれば、これまでの事務手数は嘘のように大幅に削減されます

また、ページやウェブ機能にかかわらず、すべて多言語化できますので、グローバルな協会にも最適です。

CMS とは「コンテンツ管理システム」の意であり、協会の担当者自身でお知らせ等の記事を追加・編集することができることはもちろん、チームで管理することも可能です。個々の協会の事情に合わせた運営方法を構築できます。

メンバーシステム

CMSJoomla! は標準で会員登録の仕組みを備えていますが、メンバーシステム機能をインストールすれば、サブスクリプション(定期自動課金システム)を構築することができます。

一旦メンバーシステム機能が稼働すれば、会員の新規登録を自動で受付けるだけでなく、「決済サービス」と連携して会費を自動徴収する仕組みが出来上がります。

現在、メールや振込等を利用して会員管理している場合、このシステムが稼働した瞬間から事務手数が大幅に下がることに驚かれることでしょう。

会費の徴収は、年単位に限定されず任意の期間で運営できます。また、年度末設定も可能です。

申込手続き開始      申込フォーム      決済サービス      支払手続      登録完了( 通知メールを自動送信)
申込手続きが完了した会員は、申込プランに応じた「ユーザグループ」に自動割当がなされ、ユーザグループに付随するアクセス権によってシステム制御されます(アクセスできるページや利用できるWEBサービスは、属するユーザグループによって異なります)。

ウェブ機能(エクステンション) 会員システム

『支部サイト』のシステム統合で一元管理

規模の大きな協会では、各都道府県や地域単位で支部があり、ウェブサイトが別運営となっています。

支部の事情に合わせた運営を行う、という目的には適っていますが、協会としての統一性や地域格差が生じる元になるかもしれません。また各支部において個別にウェブサイト制作費や維持費が発生してしまいます。

Joomla! をベースとした協会サイトならば、システムを共有したまま別サイトのように支部サイトを構築することが可能です。

各支部毎のアクセス権を付与することで、実質的に単独サイトと同様な運営になる範囲が保たれます。これは、チームで運営する前提のサイト設計を行える Joomla! だからこそ実現するものです(WordPress でこれを実現させるのはおそらく不可能です)

システムが共有されることで、断然トータルコストは下がります
また、システム・アップデートセキュリティーの観点でも有利に働きます。

イベント

資格講座や講習会、研修会、セミナーなどイベントを開催する際には、多くの事務手数が発生します。

  • イベント告知
  • 申込受付
  • 集金
  • 申込者リスト作成
  • 申込受付完了通知や各種案内

イベント予約システムを導入すれば、すでにアカウント登録されている会員は、サイトにログインするだけで本人認証ができますので、申込時の入力項目を最小限にすることができます。

またオンライン決済により、集金の手間がなくなるばかりでなく、申込者リストの作成や、申込者への案内メールもシステムが自動で行います。
つまり、事務手数を大幅に削減することができるのです。

ウェブ機能(エクステンション) イベント

フォーラム

フォーラム機能があれば、世界のどこに居ても会員同士でディスカッションを行うことができます。

セクション内に用意されたカテゴリを選択し、会員はトピックを投稿します。トピックが投稿された場合、(事前設定により該当する)会員には通知メールが届きます。

ディスカッション内容は常にデータベースに記録されるので、(アクセス権のあるカテゴリに関しては)後から入会した会員も情報を追うことができます。

投稿や返信は、テキストだけでなく、ファイルを添付したり画像や動画を添えるなど多彩な表現が可能です。

ウェブ機能(エクステンション) フォーラム

ファイル共有

階層構造のカテゴリに各種ファイルを格納すれば、どこに居たとしても、必要な時に目的の情報を取り出すことができます。

ただし、その情報を取り出せるのは、アクセス権がある会員のみです。

カテゴリを設置する際、アップロード側とダウンロード側の双方において「誰がそれを行えるのか」(= アクセス権)を設定します。任意に追加可能なカテゴリ毎にアクセス権を設定することで、ファイルの安全性が担保されます。

ダウンロードされたファイルが第三者に転送されても安全性が維持されるよう、ファイル自体にパスワード保護を行うことをお勧めします。

ライブラリー

ウェブ機能(エクステンション) ファイル共有

ニュースレター

会員に様々な情報を配信するニュースレターは、自動化設定を行うことで事務手数を減らすことに役立ちます。
以下は、ニュースレターの活用例です。

新着情報 定期/自動

指定カテゴリをシステムが定期的にチェックし、新規記事を自動取得し、会員に知らせます。

フィルタリング 定期/自動

年度末に会員の更新を行う場合、(例)期限の2週間前にシステムが未納者会員を抽出、支払いを促す通知を送信します。

お知らせ 不定期/手動

送信リストを選択し、任意の内容を任意のタイミングで送信します。
上図内の「テンプレート」は、外観(文章およびレイアウト等)に関するものですが、毎年定期的に配信するニュースレターがある場合、「キュー(配信日時)」「購読リスト」「フィルタ」「外観(定型文)」を含めた配信設定が可能、完全な自動化が実現します。
新規作成 新規のニュースレターは、テンプレートから作成することにより、独自のフォーマットを保つことができます。また、本文を作成する際、1クリックで(データを自動取得するための)タグを挿入することができます。
キュー 作成したニュースレターは、購読リストから送信先を選択し、キューに入れます。キューは、配信予定日時を指定したニュースレターの一時保管場所のような役割を担います。
購読リストを選択する際、フィルタを使えばさらに送信先を絞込むことが可能です。
アプリ アプリ(ニュースレター用エクステンション)は、個々の設定に応じてニュースレター配信を自動化する要です。
CronJob 一度に大量のメールを送信すると、サーバーに負荷がかかったり、スパムと誤認される原因となりますが、CronJob 機能を利用すれば、例えば「15分毎に70件メールを送信する」といった作業を自動化することが出来ます。

ウェブ機能(エクステンション) メール配信

フォーム

協会サイトを運営すると、以下のようなフォームが必要とされる場合が多々あります。

  • 参加申込フォーム
  • 応募フォーム
  • 申請フォーム
  • 届出フォーム
  • 問合せフォーム
  • アンケート
フォーム用エクステンションを導入すれば、各種フォームの内容を自在に設計/設定、追加していける仕組みをサイト機能として保有できます。

また、フォーム内にオンライン決済も組み込めます。

フォーム

ウェブ機能(エクステンション) フォーム

オンライン選挙

投票

協会の役員選出のための選挙が定期的に行われるのであれば、オンライン選挙の導入もお勧めです。

システムが会員の投票権を確認し、投票後に再投票を行えなくするセキュアな仕組みを構築でき、また集計の自動化も実現します。

選挙の告示や投票受付は、事前設定により自動で開始/終了します。1秒たりとも曖昧さがなく厳正です。

選挙にかかる事務手数とコストを大幅に削減し、且つ、自動化できます。

エクステンション:一覧

協会サイトに利用できる主なエクステンション(ウェブ機能)は以下の通りです。
通常は、このリストから必要なエクステンションを選択すれば良いかと思われますが、これ以外でもご要望があった場合には対応しております。また既存のエクステンションでご満足いただけない場合、特注のご相談もお引き受けしております。

メンバーシステム 会員登録・更新を自動化 フォーム 各種フォームを作成、管理
イベント イベント告知〜課金、案内を自動化 FAQ カテゴリ別よくある質問
ファイル共有 PDFをカテゴリ別に管理、ダウンロード フォーラム オンライン会議
カタログ 書籍情報と販売 ニュースレター 会員への各種通知/新着記事の自動配信
ヘルプデスク 会員サポート コンディション 記事等の部分的アクセス権制御
記事テンプレート 効率的な記事投稿 多言語 別言語版作成の効率化
セキュリティー サイトの安全性を強固に バックアップ 不測の事態への備え
サイトマップ ユーザビリティーとSEO対策 ウェブリンク 外部サイトへのリンク/カテゴリ分け
背景色: 協会サイトでは必須のエクステンション

協会サイトの新サイトマップ

協会サイトが必要とするコンテンツに上記ウェブ機能を融合すると、以下のような構成となります。【赤字:ウェブ機能】
サイトにログインすると、システムがアクセス権(属するユーザグループ)をチェックし、ページやメニューの表示内容を自動変更します。

メニュー 一般公開 会員専用 管理専用
メイン 事業概要 ご挨拶 記事管理(編集)
沿革
役員一覧
組織図
定款
所在地
事業案内 *事業案内コンテンツ
活動報告
スペシャル *各協会の独自コンテンツ *一般非公開ページ 記事管理(追加・編集)
お知らせ 協会からのお知らせ
(非表示) 会員へのお知らせ
事業報告
イベント 資格講座 (申込フォーム) イベント管理
講習会
研修会
セミナー
会員名簿 (+ 詳細) 会員管理
サブ 入会案内 (非表示) 記事管理(編集)
会員登録 会員管理
個人情報保護方針 記事管理(編集)
お問い合わせ フォーム管理
リンク リンク管理

Joomla! の特徴

一元管理で事務労力を最少化

管理コントロールパネルにアクセスすれば、『会費の支払状況』や『イベントの申込状況』といった情報をタイムリーに把握したり、売上集計を行うことも簡単です。

チームでウェブサイト管理

各管理者に個別のアクセス権限を付与し、その権限に応じた範囲を担当してもらうことができます。ウェブサイトを複数人で管理すれば、事務負担を軽減できます。

タイムリーな情報発信

記事の作成や編集は、権限を持つ担当者が外部に依頼することなく、ご自身で行えます。また、会員へのニュースレターを指定時間に配信することも可能です。

各種申込受付は自動化で楽々

入会申込時に、決済サービスを通じた支払手続きを行えば、次回の集金はシステムが自動的に行います。また自動通知によりタイムリーな確認が可能です。

24時間監視するセキュリティー

セキュリティー監視プログラムにより、常に不正アクセスを監視。不正が疑われる場合はブラックリストに記録し、直ちにアクセスを遮断します。

万一に備える自動バックアップ

ウェブサイトのデータはアクセス状況に応じて常に変化を続けています。万一の事態が発生しても、バックアップからサイトを復元できます。
Joomla! ベースにウェブサイトを構築する場合、必ずしも最初から全てのウェブ機能を搭載する必要はありません。小さくスタートして、徐々にウェブサイトを成長させていくことができます。但し、サイト仕様に計画を含めておいた方が良いでしょう。
ZoomSkypeFaceTime 等による「オンラインミーティング」が可能、お気軽にお問い合わせ下さい。